Reorganisatie (deel 4); einde dienstverband

12 januari 2022 Stella Willebrands

In dit deel komen we toe aan datgene waar het allemaal om te doen was; de noodzakelijke reductie van personeel. Een lastig moment voor de werknemers in kwestie. Dat wil niet zeggen dat werknemers niet ook de ernst van de situatie begrijpen en veelal bereid zijn om afspraken over een einde van het dienstverband te maken. Wat zijn de stappen?

Het gesprek

Allereerst moet de werknemer op de hoogte worden gebracht dat zijn of haar functie is komen te vervallen. In veel gevallen is het al bekend dat er een reorganisatie aanstaande is, maar soms ook niet. De ervaring leert dat als de reorganisatie zorgvuldig is voorbereid en de werknemers zorgvuldig en tijdig zijn geïnformeerd, dit de bewustwording van de noodzaak van de reorganisatie en de bereidheid om afspraken over een einde van het dienstverband te maken, vergroot. In het gesprek komt niet alleen naar voren dat de functie is komen te vervallen, maar ook wat de vervolg stappen zijn. In bijna alle zijn dit de stappen:

individueel gesprek
bevestiging per brief van;
- het vervallen van de functie per (peil)datum
- de vervolgstappen (met eventueel een verwijzing naar het sociaal plan)
zoektocht naar andere passende functie
- als die er is, herplaatsing in die andere functie
- als die er niet is,
  - dan schriftelijke afspraken maken over een einde van het dienstverband

en als dat niet lukt

- - een procedure bij het UWV starten.

Een andere passende functie

Een passende functie is iedere functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer en ook die functies die de werknemer met behulp van scholing binnen een redelijke termijn goed zou kunnen uitvoeren. De ‘passende functie’ heeft dus andere criteria dan de ‘uitwisselbare functie’ die ik in het derde deel van deze reeks beschreef. Er zijn veel meer functies die onder ‘passende functie’ vallen en het functioneren van een werknemer maakt in dit geval wel uit. Functioneerde de werknemer bijvoorbeeld matig of onvoldoende, dan is er aanleiding om op zoek te gaan naar een functie op een lager niveau. Het gaat er om dat er specifiek gekeken wordt of de betrokken werknemer een andere functie zou kunnen uitvoeren. Het is dan natuurlijk wel van belang dat er functies beschikbaar zijn of op redelijke termijn beschikbaar komen. Het gaat dus niet alleen om beschikbare vacatures, maar ook vacatures die nog zullen ontstaan én ook moet er gekeken worden naar functies die bezet zijn door bijvoorbeeld werknemers met een tijdelijk contract, naar functies waarop uitzendkrachten of ander ingeleend personeel (zoals zzp-ers) werkzaam zijn of waarbij de AOW-gerechtigde leeftijd is bereikt. Deze mensen moeten dan plaats maken voor het herplaatsen van een werknemen. Het gaat dan wel om functies met een duurzaam karakter en niet om seizoenswerk of een zzp-er die inspringt gedurende een zwangerschapsverlof. Maakt de onderneming deel uit van een groep dan moet dit onderzoek ook bij de bedrijven van de groep worden uitgevoerd. Van de werkgever wordt verwacht dat die bij de zoektocht een actieve en initiërende rol op zich neemt. De redelijke termijn is volgens de ontslagregeling gelijk aan de opzegtermijn. Des te langer een dienstverband heeft geduurd, des te langer is de termijn waarbinnen moet worden gezocht. De termijn start op de dag waarop het UWV de toestemming afgeeft en dat betekent dat de werkgever bij de aanvang van de procedure bij het UWV al moet anticiperen op passende functies in de toekomst, wat soms erg lastig kan zijn. Gaat de werknemer akkoord met een vaststellingsovereenkomst, dan is de zoektocht naar een passende functie niet (meer) nodig. Is er een passende functie? Dan kan de werknemer worden herplaatst en blijft het dienstverband in stand. Is er geen passende functie, dan kan het niet anders dan dat het dienstverband tot een einde moet komen.

De vaststellingsovereenkomst

Zoals gezegd; werknemers zijn veelal bereid om afspraken te maken over een einde van het dienstverband als de reorganisatie zorgvuldig is voorbereid én er zorgvuldig met hun belangen is omgegaan. De afspraken over het einde van het dienstverband, leg je vast op papier in een zogenaamde vaststellingsovereenkomst. Omdat een reorganisatie veelal betekent dat meerdere dienstverbanden tot een einde moeten komen, wordt in eerste instantie veelal een voorstel voor een vaststellingsovereenkomst aan de werknemer aangeboden die op gelijke wijze voor alle betrokken werknemers tot stand is gekomen. Op gelijke wijze betekent dat de berekeningen voor bijvoorbeeld de geldelijke (transitie)vergoeding voor een ieder gelijk is, maar de uitkomst is natuurlijk afhankelijk van het salaris en de duur van het dienstverband. Daarbovenop is er vaak een budget beschikbaar waar de werknemer in onderhandeling een beroep op kan doen. Dat er vaak voor wordt gekozen om een eerste voorstel te doen en daarna alsnog te onderhandelen, heeft twee redenen. De eerste is dat bij onderhandeling rekening kan worden gehouden met de specifieke wensen van een werknemer. De één heeft meer baat bij een opleidingsbudget, de ander bij outplacement en weer een ander bij een langere opzegtermijn. Om werknemers van werk-naar-werk te helpen, is vaak een reden voor een (extra) budget en ook om de werknemer over de streep te trekken om akkoord te gaan met een vaststellingsovereenkomst. Het budget is namelijk niet beschikbaar in het geval er geen schriftelijk akkoord komt en een procedure bij het UWV gevolgd moet worden. Een vaststellingsovereenkomst heeft vele voordelen zoals; snel duidelijkheid en resultaat, de herplaatsingsplicht vervalt, geen procedure en het allerbelangrijkste voordeel; zekerheid (na de bedenktermijn).

De UWV-procedure

Als je als werkgever vreest dat één of meerdere werknemers zich ziek zal of zullen melden (vanwege spanningen of om strategische redenen) dan kan je alvast Formulier A indienen bij het UWV voorafgaand aan de bekendmaking van de reorganisatie en het gesprek met de werknemer. Een ziekmelding na de indiening van Formulier A levert geen opzegverbod op zodat een einde van het dienstverband mogelijk blijft. Daarnaast kan je in Formulier A aangeven dat je 14 dagen uitstel wenst van de procedure om die tijd te benutten voor onderhandelingen om er met de werknemer samen uit te komen. Moet er toch een procedure bij het UWV gevoerd worden, dan dien je de formulieren via de site van het UWV in. Het toetsingskader van het UWV en een link naar de formulieren tref je in de eerste blog van deze reeks aan. Dat de eerste blog daar mee start, is om de reden van goede voorbereiding én omdat er bij een procedure veelal flink veel tijdsdruk is. Het gaat om meerdere werknemers en met name Formulier C kost veelal behoorlijk veel tijd. Dan kan je maar beter goed voorbereid zijn. Zodra de Formulieren A, B en C zijn ingediend beoordeelt het UWV of de aanvraag volledig is. Is dat niet het geval, dan kan dit binnen 8 dagen worden aangevuld. Is het verzoek volledig en is er geen uitstel voor onderhandeling gevraagd, dan wordt de aanvraag doorgezonden aan de werknemer die 14 dagen heeft om te reageren. De nagestreefde doorlooptijd is 4 weken, maar in de praktijk is dit meestal langer. Bijzondere omstandigheden zoals een deskundigenadvies, een tweede schriftelijke ronde of een mondelinge behandeling kunnen er natuurlijk ook voor een langere doorlooptijd zorgen. Als het UWV toestemming geeft om de arbeidsovereenkomst op te mogen zeggen, dan moet de werkgever dit zelf actief doen en wel binnen 4 weken. Daarbij moet rekening gehouden worden met de opzegtermijn waarbij de tijd die de procedure heeft gekost, van de opzegtermijn mag worden afgetrokken waarbij wel ten minste één maand opzegtermijn over moet blijven. Wat nu als een werknemer het niet eens is met de toestemming van het UWV en een einde van het dienstverband? Of, als de werkgever het niet eens is als het UWV de toestemming weigert? In beide gevallen kan een procedure worden gestart bij de kantonrechter waarna hoger beroep bij het Gerechtshof en cassatie bij de Hoge Raad mogelijk is. Fijn voor advocaten, maar geen fijn vooruitzicht voor een ondernemer. Een investering in een goed oordacht plan en een grondige en zorgvuldige voorbereiding loont écht de moeite. Hulp nodig? U weet mij te vinden.

Reorganisatie (deel 3); het afspiegelen

26 november 2021 Stella Willebrands

Voordat de nieuwe organisatie staat, moeten er een flink aantal stappen gezet worden. Het afspiegelen is daar één van. Voor dat je kan afspiegelen, moet het duidelijk zijn waar de ontslagen plaats zullen vinden, om welke functies en aantallen het gaat waarna de ontslagvolgorde moet worden bepaald. Geen gemakkelijke taak, met een flink aantal ‘moeten’. Dat komt omdat de regels van het UWV strikt zijn en ‘moeten’ worden toegepast en worden nageleefd. Een weg met veel juridische hobbels en valkuilen. Laten we starten met de fundering.

Functiebeschrijvingen

De fundering voor het bepalen van de ontslagvolgorde zijn actuele functiebeschrijvingen. Zijn die er niet, dan is het vaak onmogelijk om een reorganisatie tot een goed einde brengen. Ook als de functies bij een reorganisatie niet wijzigen? Ja, vaak wel. Stel dat alle secretaresses binnen een onderneming het eens zijn dat zij een secretaresse zijn terwijl de ene secretaresse met name taken heeft achter de receptie en een ander op directieniveau dagelijks te maken heeft met vertrouwelijke stukken. Er is dan wel degelijk een verschil en dat zal je in dit geval ongetwijfeld terug zien in de beloning. Als het duidelijk is dat je de functie van de directiesecretaresse wil behouden, maar de functie van de secretaresse achter de receptie wil laten vervallen, dan zal dat in dit geval vanwege het verschil in beloning wel lukken. Dat is lang niet altijd zo. Vaak liggen functietitels en het beloningsniveau dicht tegen elkaar aan. Bijvoorbeeld bij de functie manager of bij specialistische functies zoals een software ontwerper. Iedereen begrijpt nog wel dat een manager ICT de functie van een manager HR niet kan overnemen. Maar hoe kenbaar is dat bij meer specialistische functie? Een software ontwerper heeft vaak een specialisatie naar applicaties zodat de ene software ontwerper niet (altijd) de functie van de andere software ontwerper kan overnemen. Ook kan het zo zijn dat een organisatie(structuur) door de jaren heen is gewijzigd waardoor functies met eenzelfde functietitel een verschillende inhoud in het takenpakket hebben gekregen. Hoe ga je daar mee om? Actuele functiebeschrijvingen zijn cruciaal en als functies bij de reorganisatie wijzigen, zijn beschrijvingen van nieuwe functies in de nieuwe situaties ook nodig. Reorganisaties kunnen ook plaats vinden via een zogenaamde ‘stoelendans’. Dan worden alle bestaande functies opgeheven en nieuwe functies gecreëerd en beschreven waarna werknemers op de nieuwe functie kunnen solliciteren. Het lijkt dan alsof je niet meer hoeft te vergelijken met de oude functies. Maar, hoe bepaal je welke werknemer voor welke functie in aanmerking komt? Omdat er sprake is van een reorganisatie, zijn keuzes op basis van voorkeur niet toegestaan en ook niet op basis van functioneren. Een objectieve en toetsbare maatstaf is noodzakelijk. Is dat er niet, dan levert dat problemen op. Dus ook bij een stoelendans moet er objectief en inhoudelijk iets te vergelijken zijn en dan ontkom je er meestal niet aan om te starten met het vergelijken van de werkzaamheden die bij de oude en nieuwe functie horen op basis van de beschrijvingen.

Ontslag per onderneming of bedrijfsvestiging?

De was-wordt situatie wordt vaak in een organogram opgetekend. Dat geeft de structuur van de oude en nieuwe organisatie weer. Uitgangspunt is dat ontslag en dus ook de was-wordt situatie per onderneming plaats vindt, tenzij er sprake is van een bedrijfsvestiging. In dat geval vindt ontslag per bedrijfsvestiging plaats. Een bedrijfsvestiging is een:

een onderdeel van de onderneming van de werkgever die
in de maatschappij als een zelfstandige eenheid te herkennen is, en
een interne zelfstandige bedrijfsvoering heeft.

Of iets een bedrijfsvestiging is, wordt bepaald aan de hand van zichtbare elementen zoals een eigen vestigingsadres, handelsnaam of website maar ook of er eigen diensten of goederen zijn en er eigen klantenkring is. Ook de minder zichtbare elementen van de ‘interne zelfstandige bedrijfsvoering’ zijn van belang. Denk daarbij aan zelfstandige financiële rapportages, eigen management of eigen medezeggenschap.

Welke aantallen en functies

In het reorganisatieplan is terug te lezen welk bedrag op loonkosten bespaard moet worden, hoeveel in aantal voltijds dienstverbanden dit betreft en zo mogelijk in welke functies en hoeveel per verschillende functie. Dit is een onderwerp voor overleg en advies en dus medezeggenschap. De stappen hierna, zijn dat niet.

Uitwisselbare functies

Zodra bekend is dát ontslag plaats moet vinden, waar en hoeveel, dan is de volgende stap om te bepalen welke functies uitwisselbaar zijn. Binnen uitwisselbare functies moet;

de ontslagvolgorde worden bepaald en
het afspiegelingsbeginsel worden toegepast.

Een functie is uitwisselbaar met een andere functie in het geval:

de functies vergelijkbaar zijn voor wat betreft de inhoud van de functie, de vereiste kennis, vaardigheden en competenties en de tijdelijke of structurele aard van de functie en
het (opleidings- of ander) niveau van de functie en de bij de functie behorende beloning gelijkwaardig zijn.

Er kan ook sprake zijn van een unieke functie. Dat is het geval als er slechts één werknemer is met die functie. Het is belangrijk om goed voor ogen te hebben dat het gaat om uitwisselbaarheid van functies, niet van medewerkers. Het (dis)functioneren of toevallige geschiktheid van een werknemer maakt bij het bepalen van uitwisselbaarheid van de functie niet uit. Dat is anders bij het criterium ‘passende functie’, waarover je in mijn volgende blog meer leest.

Ontslagvolgorde

Na het vaststellen van uitwisselbare functies, moet de ontslagvolgorde bepaald worden. Dit verloopt via verschillende groepen. Door te categoriseren in groepen, wordt er een rangorde bepaald waarbij werknemers met een vast contract meer bescherming genieten dan werknemers met flexibele contracten of ingehuurd personeel. Er zijn 5 verschillende groepen:

Groep 1 externe medewerkers; gedetacheerden, uitzendkrachten, zelfstandigen en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging.
Groep 2 AOW-gerechtigden
Groep 3 nul urencontracten; werknemers die dus wel in dienst zijn, maar waarbij de omvang van het werk niet is afgesproken
Groep 4 bepaalde tijd contracten; werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van wie het contract binnen ten hoogste 26 weken eindigt na de datum waarop door het UWV op de aanvraag wordt beslist
Groep 5 onbepaalde en bepaalde tijd; werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd én werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd waarvoor de looptijd van het contract meer dan 26 weken bedraagt, te rekenen vanaf de datum waarop op de aanvraag wordt beslist.

De ontslagvolgorde wordt per categorie uitwisselbare functies vastgesteld. Als arbeidsplaatsen vervallen, dient allereerst afscheid genomen te worden van personen uit groep 1. Als daardoor de noodzakelijke inkrimping niet wordt gerealiseerd, komen werknemers in dezelfde categorie uitwisselbare functies uit achtereenvolgens groep 2, 3, 4 en 5 in aanmerking.

Afspiegelingsbeginsel

Dit is het moment dat wordt overgestapt naar het afspiegelen. Alle werknemers van de onderneming of bedrijfsvestiging in groep 2, 3, 4 en 5 worden per categorie uitwisselbare functies in leeftijdsgroepen ingedeeld, te weten:

van 15 tot 25 jaar
van 25 tot 35 jaar
van 35 tot 45 jaar
van 45 tot 55 jaar en
vanaf 55 jaar.

De werknemers uit groep 2, 3 en 4 tellen wel mee bij de berekening van het aantal werknemers dat uit de verschillende leeftijdscategorieën voor ontslag in aanmerking komt, maar moeten vanwege de rangorde bij voorrang worden ontslagen. Als een leeftijdsgroep daardoor al voldoende heeft bijgedragen, worden er geen andere werknemers uit die leeftijdsgroep voor ontslag voorgedragen. Snap je het nog? Een voorbeeld In de categorie uitwisselbare functie Verkoper zijn 25 werknemers werkzaam. Deze zijn als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld:

15-24 jaar	25-34 jaar	35-44 jaar	45-54 jaar	Vanaf 55 jaar	Totaal
3 wn	7 wn	4 wn	5 wn	6 wn	25 wn

De categorie uitwisselbare functies Verkoper moet met 8 werknemers worden ingekrompen. Van 2 werknemers staat het vertrek al vast. Het gaat om het aflopen van een tijdelijk dienstverband en de vervroegde pensionering van een werknemer. Voor 6 werknemers wordt een ontslagvergunning bij UWV aangevraagd. De ontslagen worden als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld:

15-24 jaar	25-34 jaar	35-44 jaar	45-54 jaar	vanaf 55 jaar	Totaal
3/25 x 8 =	7/25 x 8 +	4/25 x 8 =	5/25 x 8 =	6/25 x 8 =
0,96	2,24	1,28	1,6	1,92	8 wn

Op basis van de hele getallen voor de komma wordt de verdeling over de leeftijdsgroepen:

15-24 jaar	25-34 jaar	35-44 jaar	45-54 jaar	vanaf 55 jaar	Totaal
—	2 wn	1 wn	1 wn	1 wn	5 wn

In dit voorbeeld zijn er drie voor ontslag voor te dragen werknemers te weinig berekend. De leeftijdsgroepen met de hoogste waarden na de komma leveren de voor ontslag voor te dragen werknemer op. Leeftijdsgroep 15-24 jaar heeft het hoogste cijfer achter de komma (,96) en deze leeftijdsgroep levert als eerste een voor ontslag voor te dragen werknemer. Vervolgens leeftijdsgroep vanaf 55 jaar (,92) en tot slot leeftijdsgroep 45-54 jaar (,6). Uiteindelijk is de verdeling over de leeftijdsgroepen:

15-24 jaar	25-34 jaar	35-44 jaar	45-54 jaar	vanaf 55 jaar	Totaal
1 wn	2 wn	1 wn	2 wn	2 wn	8 wn

De 2 werknemers, waarvan eerst afscheid genomen moet worden (aflopen tijdelijk contract) dan wel het vertrek (binnen 26 weken) al vaststaat (vervroegde pensionering), zijn als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld:

15-24 jaar	25-34 jaar	35-44 jaar	45-54 jaar	vanaf 55 jaar	Totaal
1 wn	—	—	—	1 wn	2 wn

De 6 werknemers waarvoor ontslag wordt aangevraagd, zijn als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld:

15-24 jaar	25-34 jaar	35-44 jaar	45-54 jaar	vanaf 55 jaar	Totaal
—	2 wn	1 wn	2 wn	1 wn	6 wn

De situatie kan zich voordoen dat de anderszins vertrekkende werknemers beiden in bijvoorbeeld de leeftijdsgroep 35-44 jaar zitten, terwijl op basis van afspiegeling slechts 1 werknemer uit deze leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking komt. De leeftijdsgroep die als laatste werd aangewezen voor het leveren van een voor ontslag voor te dragen werknemer hoeft nu een werknemer minder te leveren. De ontslagaanvraag voor de werknemer met het langste dienstverband uit deze leeftijdsgroep dient te worden ingetrokken (anders volgt een afwijzing van het UWV). Toegepast op dit rekenvoorbeeld betekent dit dat uit leeftijdsgroep 45-54 jaar een werknemer minder voor ontslag in aanmerking komt. Bij de ‘stoelendans’ verloopt dit natuurlijk anders. In dat geval vervallen alle functies in een bepaalde categorie en komen er nieuwe functies. De werknemers van wie de functie is komen te vervallen, kunnen op de nieuwe functie solliciteren. Wil je op enige vorm werknemers kunnen selecteren, dan moeten de oude en nieuwe functie duidelijk van elkaar verschillen en dat geldt ook voor de geschiktheidscriteria zoals competenties, opleiding of werkervaring. Hoe duidelijker het verschil, hoe meer vrijheid in selectie. Daarbij blijft het belangrijk dat selectie heeft plaats gevonden op basis van objectieve criteria. Daarom wordt er regelmatig ook gebruik gemaakt van een assessment. Dat ondersteunt bij de stoelendans dat de selectie heeft plaats gevonden op basis van objectieve criteria. Als bij de stoelendans een deel van de werkzaamheden van de oude functie terugkomen in de nieuwe functie, dan zal je zogenaamd omgekeerd moeten afspiegelen. Dat betekent dat als er meerdere geschikte kandidaten zijn, de functie moet worden aangeboden aan degene die op grond van het afspiegelingsbeginsel als laatste voor ontslag in aanmerking zou komen en als er twee functies zijn, dan vervolgens degene die als één na laatste voor ontslag in aanmerking zou komen, enzovoorts. Als helpend handje bij deze lastige klus, heeft het UWV een Excelbestand op haar site gezet die kan helpen om de juiste ontslagvolorde en afspiegeling vast te stellen.

Peildatum

De peildatum is eigenlijk een fotomoment van het personeelsbestand. De peildatum wordt gebruikt voor onder andere het berekenen van de leeftijd van de werknemers voor de indeling in de leeftijdsgroepen en om te bepalen welke werknemers in welke functiecategorie valt en uiteindelijk is het dus de datum waarop de afspiegeling plaats vindt . Volgens het UWV is de peildatum het moment waarop de ontslagaanvraag bij het UWV wordt ingediend. Dat is vaak niet een handige datum om mee te werken, alleen al om dat het voor iedereen plezieriger is om in gezamenlijkheid een vaststellingsovereenkomst tot beëindiging van het dienstverband af te spreken. Dat kan pas nadat alle stappen van boventalligheid en afspiegelen en dergelijke zijn doorlopen waarvoor een peildatum nodig is. Een eerdere datum is ook mogelijk als deze objectief vast te stellen is, er een redelijke grond voor is en werknemers er van op de hoogte zijn gebracht dat er sprake is van een reorganisatie. Eigenlijk is dat nooit een probleem, maar het is wel van belang om ergens vast te leggen wat de peildatum is en waarom die datum gekozen is.

Uitzonderingen op de regel

Op iedere regel geldt één of meerdere uitzonderingen en ook hier is dat geen uitzondering. Zoals de uitzonderingen waardoor een onmisbare werknemer of een werknemer met een arbeidsbeperking behouden kan blijven. Een andere uitzondering is dat bij cao kan worden afgeweken van het afspiegelingsbeginsel en dat de procedure niet bij het UWV maar bij een cao-ontslagcommissie kan worden gevoerd. Er zijn meer uitzonderingen, maar het voert te ver om dat allemaal te bespreken.

Reorganisatie (deel 2); het overleg

8 oktober 2021 Stella Willebrands

Als het reorganisatieplan er is, start de fase van overleg met andere partijen. Soms is er een wettelijke plicht, soms ook niet. Het overleg is bedoeld om andere partijen in de gelegenheid te stellen invloed uit te oefenen op de besluiten van de ondernemer. Dat kan een spanningsveld opleveren en lastig zijn, maar het uiteindelijke doel is om tot overeenstemming te komen waardoor er draagvlak ontstaat en de radars soepel lopen. Want, zonder draagvlak zal de reorganisatie een stuk lastiger verlopen en de opbouw van de (ver)nieuw(d)e organisatie misschien ook wel.

CAO

Allereerst is het is goed om na te gaan of een cao van toepassing is. Het komt regelmatig voor dat in een cao enkele verplichtingen staan rondom medezeggenschap. Daarnaast zijn er een redelijk aantal cao’s die de ondernemer verplichten om bij een reorganisatie de vakbonden te informeren of om een minimaal pakket aan voorwaarden aan de werknemer aan te bieden.

Medezeggenschap

Bijna iedere ondernemer heeft te maken met een vorm van medezeggenschap. De Ondernemingsraad (OR) kent iedereen wel. Maar hoe zit het met de Personeelsvertegenwoordiging (PVt) of de Personeelsvergadering (PVg)? Alle drie bieden een overlegstructuur tussen werknemers en de ondernemer voor medezeggenschap. Medezeggenschap is het recht van werknemers om invloed uit te oefenen op bedrijfsbeslissingen die hen direct raken. Alle drie bestaan uit een (gekozen) afvaardiging van werknemers, maar de rechten van de OR verschilt met die van de PVt en PVg en dat is ook het geval tussen de PVt en PVg.

Minders dan 10 werknemers in dienst?

De ondernemer heeft in zo’n geval geen verplichtingen. Onverplicht kan de ondernemer een PVt oprichten die dan alleen rechten heeft als het gaat om een werktijdenregeling en beleid rondom arbeidsomstandigheden en ziekte en re-integratie. Niet (ook) in de situatie van een reorganisatie.

Tussen de 10 en 50 werknemers in dienst?

Dan kan er sprake zijn van een situatie waarin er wel of geen PVt is. Is er geen PVt, dan is de ondernemer verplicht om minimaal twee keer per jaar een PVg te organiseren. Het maakt wel degelijk uit of er sprake is van een PVt of PVg. Een PVt heeft op meer onderwerpen het recht op medezeggenschap en dan niet alleen een adviesrecht, maar soms ook een instemmingsrecht. Als het gaat om een reorganisatie zijn de rechten van de PVt en PVg gelijk, namelijk:

de ondernemer moet tijdig advies vragen aan de PVt of PVg als
er sprake is van verlies van arbeidsplaatsen van ten minste een vierde van de werknemers of als
er sprake is van belangrijke verandering van de arbeid, de arbeidsvoorwaarden of de arbeidsomstandigheden van ten minste een vierde van de medewerkers, waarbij
de ondernemer tijdig de benodigde informatie moet geven en
er geen adviesrecht is als het onderwerp al in een cao inhoudelijk is behandeld.

Met andere woorden; ook al is er in een onderneming geen overlegstructuur met werknemers, dan kan het tóch zo zijn dat de ondernemer verplicht is om in overleg te treden met- én advies moet vragen aan de werknemers. Als de ondernemer besluit om af te wijken van het advies van de PVt of PVg, dan is er voor de PVt of PVg geen mogelijkheid om daarvan in beroep te gaan bij een rechter. Heeft het overleg en de adviesaanvraag nog niet plaats gevonden, dan zal het UWV de ontslagaanvraag niet in behandeling nemen.

Meer dan 50 werknemers in dienst?

Bij 50 of meer werknemers is er de verplichting om een OR in te stellen. De OR heeft een adviesrecht als het gaat om:

belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van de bevoegdheden binnen de onderneming ( lees; reorganisatie).

Wanneer is een wijziging ‘belangrijk’? Aangenomen mag worden dat als een vierde van de werknemers met de gevolgen van de wijziging te maken krijgt, het besluit in ieder geval als belangrijk moet worden aangemerkt. De rechtspraak is verder heel casuïstisch en een eenduidige lijn is er dus niet. Bij de beoordeling of een besluit belangrijk is, zijn de gevolgen voor de werknemers, de frequentie van het (de) te nemen (reorganisatie) besluit(en) en de vraag of het de kern van de activiteiten van de onderneming betreft, belangrijk. De OR moet – en dat spreekt eigenlijk voor zich – dusdanig tijdig alle informatie krijgen waardoor de OR in staat wordt gesteld zorgvuldig tot een advies te komen op een tijdstip waarop het advies van wezenlijke invloed kan zijn op de besluitvorming van de ondernemer. De ondernemer mag tot aan het advies van de OR (en dat geldt ook voor het advies van de PVt of PVg), geen stappen zetten waardoor het besluit van de ondernemer onomkeerbaar wordt en het advies van de OR geen invloed meer kan hebben. Het gaat dan bijvoorbeeld om verkoop van een onderdeel van de onderneming, maar ook werknemers vragen een handtekening te plaatsen onder een vaststellingsovereenkomst tot beëindiging van het dienstverband. Als de OR een advies geeft en de ondernemer neemt in lijn met het advies besluiten, dan kan de ondernemer na het advies direct door. Wil de ondernemer (onderdelen van) het advies niet overnemen en besluiten nemen die afwijken van het advies, dan geldt er een wachttijd van één maand. In deze maand kan de OR beslissen om een procedure te starten bij de rechter. Het UWV zal een ontslagaanvraag niet in behandeling nemen als:

de OR niet is geraadpleegd
de ondernemer wil afwijken van het advies van de OR én de wachttijd van één maand nog niet verstreken is
er beroep is ingesteld bij de Ondernemingskamer én (bij voorlopige voorziening) is bepaald dat het besluit nog niet mag worden uitgevoerd.

Wet melding collectief ontslag (WMCO)

Als er sprake is van een groot aantal ontslagen wegens een reorganisatie, dan kan er sprake zijn van een collectief ontslag volgens de juridische definitie. Volgens de WMCO is er sprake van een collectief ontslag als er het voornemen is om het dienstverband te beëindigingen van:

ten minste 20 werknemers
binnen één werkgebied van het UWV
binnen 3 maanden.

Zijn er binnen de onderneming meerdere vestigingen, dan kan het zo maar zijn dat die onder verschillende werkgebieden van het UWV vallen. De werkgebieden zijn terug te vinden op op de site van het UWV. Wat betreft het aantal ’20 werknemers’, gaat het er om dat de achterliggende reden voor het ontslag de reorganisatie is. Ontslag wegens disfunctioneren, een ontslag in proeftijd of een einde van het dienstverband na afloop van een contract voor bepaalde tijd, tellen niet mee bij het getal 20. Als er sprake is van collectief ontslag volgens de WMCO, dan moet je dat als werkgever melden. Dit zijn de verplichtingen:

je moet een melding doen aan het UWV
je moet een melding doen aan de vakbond(en) die leden hebben binnen de onderneming
je moet deze vakbonden raadplegen over de voorgenomen ontslagen en daarmee dient de werkgever in overleg te treden met de vakbond(en) over de voorgenomen reorganisatie en de consequenties daarvan (zie ook sociaal plan hieronder). Als de vakbond(en) niet (op tijd) reageren, dan vervalt deze verplichting en
je moet het overleg opstarten met de OR, PVt of PVg zoals hierboven beschreven.

Een melding doen aan de vakbonden, gaat via een brief aan de desbetreffende bond. De melding aan het UWV moet met een formulier van het UWV via het werkgeversportaal online worden ingediend en daarvoor is e-herkenning nodig. Als voorbereiding op de aanvraag, is het handig om op voorhand het stroomschema met alle vragen van het formulier te bekijken. Het UWV wenst de volgende gegevens:

de redenen voor het collectief ontslag
het aantal werknemers dat voor ontslag in aanmerking komt, verdeeld naar functie, leeftijd en geslacht
het aantal werknemers dat gewoonlijk in dienst is
de datum waarop de dienstverbanden eindigen
de selectiecriteria
de berekening van eventuele afvloeiingsregelingen en
de manier waarop de arbeidsovereenkomsten tot een einde komen.

Als de vakbonden schriftelijk laten weten dat de door de ondernemer voorgestelde ontslagen noodzakelijk zijn, dan zal het UWV de voorgestelde ontslagen niet beoordelen en toetsen. Overleg kan dus helpen de radars soepeler te laten verlopen. Zodra het UWV de aanvraag compleet heeft ontvangen en het duidelijk is dat de vakbonden en de medezeggenschap (indien van toepassing) zijn geraadpleegd, dan gaat de wachttijd van een maand lopen. Deze wachttijd geldt niet als de vakbonden instemmen met het ontslag. Is er geen instemming, dan kan het UWV gedurende de wachttijd wel de ontslagaanvragen in behandeling nemen, maar is het (nog) niet mogelijk om de arbeidsovereenkomst op te zeggen of met de werknemer tot een schriftelijk akkoord op een vaststellingsovereenkomst tot beëindiging van het dienstverband te komen.

Sociaal plan

Er is geen wettelijke plicht om een sociaal plan op te stellen. De enige verwijzing in een wet, staat in de WMCO en betreft een zogenaamde inspanningsverplichting. Want – zie hierboven – bij een collectief ontslag is de werkgever verplicht dit aan vakbond(en) te melden en hen te raadpleging over:

het voorkomen van ontslagen
of het aantal ontslagen in aantal kan worden verminderd
het verzachten van de gevolgen van de reorganisatie door het nemen van sociale begeleidingsmaatregelen zoals door herplaatsing of omscholing.

Deze volgorde wordt in een sociaal plan ook vaak gevolgd waarna – als het ontslag onvermijdbaar is – de voorwaarden waaronder het dienstverband tot een einde moet komen, worden beschreven. Vaak zijn er afspraken opgenomen voor vrijstelling van werk (gedurende de opzegtermijn), is er een budget voor scholing of outplacement en is de berekening voor de eenmalige vergoeding opgenomen. De éénmalige vergoeding in een sociaal plan is in bijna alle gevallen hoger dan de wettelijke transitievergoeding. Als de werknemer met het einde van het dienstverband, de voorwaarden van het sociaal plan en de einddatum akkoord gaat, worden de afspraken uitgeschreven in een vaststellingsovereenkomst tot beëindiging van het dienstverband. Het voordeel voor de werknemer is dat hij of zij meer toegekend krijgt dan hetgeen wettelijk verplicht is. Het voordeel voor de werkgever is dat er geen procedure bij het UWV gevoerd hoeft te worden. Dat scheelt veel tijd, kosten en gedoe en in de meeste gevallen blijft de onderlinge relatie goed (hoe vervelend de situatie ook is). Kan een werknemer om wat voor reden dan ook niet akkoord gaan met het einde van het dienstverband, dan vervalt het aanbod uit het sociaal plan. Dat betekent dat de extra’s vervallen zoals een budget voor scholing of outplacement of een hogere vergoeding dan de transitievergoeding. Geen akkoord, betekent ook dat er geen einde van het dienstverband volgt. Wil de werkgever tot een einde van het dienstverband komen, dan moet de werkgever een procedure bij het UWV starten. Na de procedure en nadat het UWV toestemming tot ontslag heeft gegeven, kan de werkgever opzeggen en zal de werkgever bij het einde van het dienstverband (alleen) de transitievergoeding en de eindafrekening betalen. Een sociaal plan kent dus geen wettelijke grondslag en kan met vakbonden, maar ook met de OR of PVt afgesproken worden. Wel is het zo dat rechters meer gewicht toekennen aan een sociaal plan dat met vakbonden is afgesproken dan die met een OR of PVt. Dit komt omdat vakbonden geacht worden op dit onderwerp (meer) deskundig te zijn, gewend zijn om over dit onderwerp te onderhandelen (bijvoorbeeld voor een benchmark) en een grotere professionele afstand te hebben tot de werkgever. In de praktijk betekent dit dat rechters een situatie waarbij het sociaal plan overeengekomen is met een OR of PVt kritischer zullen beoordelen dan een situatie waarbij het sociaal plan overeengekomen is met één of meerdere vakbonden. Een sociaal plan is een investering om het proces van reorganisatie soepel te laten verlopen. Waarding arbeidsrecht kent de regels van ontslag bij reorganisatie en heeft ruime ervaring aan de onderhandelingstafel. Ook met vakbonden en dat heeft lang niet iedere advocaat. Dat is wel zo handig als je wél met vakbonden aan tafel zit. Als ondernemer is het goed om alert te zijn met wie en wanneer je een overleg moet opstarten. Ten behoeve van duidelijkheid en voortvarendheid, kan het een goed idee zijn om de verschillende partijen – uiteraard onder voorbehoud van geheimhouding – alvast te informeren en stukken toe te zenden. Op het moment dat het overleg daadwerkelijk opgestart moet worden, advies moet worden verkregen of een sociaal plan opgesteld moet worden, dan weet de andere partij al wat er speelt en kan het proces sneller verlopen.

Reorganisatie (deel I): hoe start je?

7 juni 2021 Stella Willebrands

Een reorganisatie is meestal geen eenvoudige klus. Je doel is een financieel gezonde organisatie, succes en plezier, maar eerst zijn er energievreters en kosten. Een reorganisatie vraagt om een goed doordacht plan en grondige voorbereiding. In een aantal blogs zal ik praktische handvaten geven. In deze blog doe ik dat aan de hand van de formulieren en het toetsingskader van het UWV. Waarom? Omdat je te maken krijgt met een flink aantal partijen die kritisch zullen kijken en beoordelen of de reorganisatie noodzakelijk is en volgens de (wettelijke) regels verloopt. In de formulieren en het toetsingskader van het UWV vind je wat er minimaal nodig is. Het is een goede start zonder dat je allerlei wetten en de regelingen en besluiten van het UWV door hoef te spitten.

Het proces en het reorganisatieplan

Er zijn verschillende stappen die je bij een reorganisatie moet doorlopen. Deze zijn niet in beton gegoten en hebben vaak enige overlap. Een overzicht zou kunnen zijn:

de reden en het reorganisatieplan
welke kostenbesparingen zijn noodzakelijk en mogelijk in de bedrijfsvoering en in personeelskosten
toetsing NOW en WMCO (bij collectief ontslag)
overleg (interne) medezeggenschap en eventueel met vakbonden (voor een sociaal plan)
aanwijzen vervallen arbeidsplaatsen
ontslagvolgorde bepalen via het afspiegelingsbeginsel
informeren werknemers en eventueel herplaatsen
einde dienstverband

Een reorganisatieplan is niet verplicht, maar wel cruciaal. Het dwingt je namelijk tot een grondige voorbereiding en om doelmatig te werk te gaan; wat is het bedrag dat je moet besparen en hoe kom je daar? Wat zijn de juridische eisen en welke documenten zijn nodig? Een voorbeeld van onderwerpen in een reorganisatieplan, kan zijn:

de oorzaak van- en toelichting op de huidige situatie
een (kort) overzicht van de financiële situatie
welk bedrag er minimaal bespaart moet worden en waarom
welke kostenbesparingen anders dan op personeel, er genomen worden
de prognose voor de komende zes maanden in ongewijzigd en in gewijzigd beleid
een onderbouwing van het minimaal te bezuinigen bedrag op personeel
de noodzakelijke wijzigingen in de organisatie (de was-wordt situatie)
welke functies komen te vervallen en waarom
het aantal arbeidsplaatsen dat daardoor komt te vervallen met een toelichting
herplaatsingsmogelijkheden

Ieder situatie is uniek en vraagt om een specifieke invulling en aanpak, maar bovenstaande geeft een redelijk overzicht.

Formulieren UWV

Het doel is om de reorganisatie zo soepel mogelijk en zonder (ontslag)procedures plaats te laten vinden. Een ontslagprocedure is niet nodig als de werknemer bereid is om een vaststellingsovereenkomst tot beëindiging van zijn dienstverband te tekenen. Die bereidheid ontstaat meestal pas als de noodzaak tot een reorganisatie niet ter discussie staat én het niet ter discussie staat dat de functie van die werknemer komt te vervallen waarbij herplaatsing niet mogelijk is. Om dat doel te bereiken, zal je in het reorganisatieplan rekenschap moeten geven van de regels en eisen van de (ontslag)procedure. Een personeelsvertegenwoordiging, ondernemingsraad, vakbond of (de advocaat van) individuele werknemer zullen kritisch zijn en beoordelen of deze regels juist zijn toegepast. Is dat niet het geval, dan geen akkoord. In het geval de werknemer niet akkoord gaat met een vaststellingsovereenkomst, dan is ontslag alleen nog maar mogelijk na een procedure bij het UWV. Dat kost behoorlijk wat tijd en blijkbaar durft de werknemer de procedure wel aan. Dat geeft onzekerheid. Als het even kan, is het beter om dat te voorkomen. Kortom, de meest eenvoudige manier om te starten en kennis te krijgen van de eisen en juridische spelregels rondom ontslag bij een reorganisatie, is via de formulieren van het UWV. In formulier C tref je een overzicht aan van de bedrijfseconomische redenen waar het UWV mee werkt en welke eisen het UWV per reden stelt. De bedrijfseconomische redenen die het UWV kent, zijn:

slechte of slechter wordende financiële situatie
werkvermindering
organisatorische of technologische verandering
beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming
bedrijfsverhuizing
vervallen van loonkostensubsidie
een andere bedrijfseconomische reden of
een combinatie van deze redenen.

Op de site van het UWV staat een handleiding en stroomdiagram waarin een korte toelichting is opgenomen en waarin per formulier en per bedrijfseconomische reden is aangegeven welke gegevens nodig zijn voor de behandeling van dat formulier. Op die manier krijg je een overzicht welke informatie het UWV wenst en welke gegevens je nodig hebt. Er zijn drie formulieren; A, B en C. Als al deze drie formulieren zijn ingediend, dan neemt het UWV de ontslagaanvraag in behandeling. In formulier A wordt gevraagd naar de bedrijfs- en contactgegevens van de werkgever en voor welke werknemers een ontslagaanvraag wordt ingediend. In formulier B worden meer details over de werknemer gevraagd zoals zijn of haar functie en of er sprake is van een arbeidshandicap of een opzegverbod. In formulier C worden de vragen gesteld over de reorganisatie, de achtergrond en cijfers. Bij het indienen van formulier C moeten alle achterliggende (financiële) documenten worden meegezonden. Onderaan deze blog tref je verschillende links aan.

Toetsingskader UWV

Het toetsingskader zoals het UWV deze zelf formuleert, is dat de werkgever aannemelijk moet maken dat:

er structureel (dat wil zeggen: bezien over een periode van ten minste 26 weken) arbeidsplaatsen vervallen door (volledige) bedrijfsbeëindiging of door maatregelen die om bedrijfseconomische redenen nodig zijn voor een doelmatige bedrijfsvoering;
de juiste volgorde voor ontslag is toegepast (afspiegelingsbeginsel) en
er geen mogelijkheden zijn om de werknemer(s) binnen een redelijke termijn (al dan niet met scholing) te herplaatsen in een andere passende functie binnen de onderneming of groep.

Links

In de handleiding van het UWV tref je per formulier A, B of C een korte toelichting en welke informatie nodig is. In formulier C tref je welke bedrijfseconomische redenen er zijn. Het UWV heeft de stroomdiagrammen van de verschillende formulieren met daarbij een korte toelichting op de vragen ook op de site staan, zie Formulier A Formulier B Formulier C Wil je daadwerkelijk tot indiening van een ontslagaanvraag over gaan, dan tref je via deze links de formulieren. Hiervoor moet je kunnen inloggen in het werkgeversportaal en daarvoor heb je e-herkenning nodig. Formulier A Formulier B Formulier C

Van werken bij de bank, naar voeten op de bank

2 september 2016 Stella Willebrands

Rabobank reorganiseert en veel banen verdwijnen. Ken je die sympathieke ex-miljonair die in een tv reclame verbaasd over zijn nieuwe situatie telkens zegt; ‘wie had dat gedacht…’? Deze goede man lijkt zich om het verlies van zijn fortuin niet te bekommeren. Dat is bij de meeste mensen wel anders. Wat nu als je te horen hebt gekregen dat je boventallig bent? Je krijgt dan met flink veel onzekerheden te maken. Over de juridische aspecten, lees je hieronder meer. Het sociaal plan beschrijft verschillende fasen. Na bekendmaking van de boventalligen, volgt er een individueel gesprek en afspraken over een vervolgtraject. De Rabobank wil het vervolgtraject op papier vastleggen. Dat klinkt logisch. Maar, de Rabobank wil tegelijkertijd dat de werknemer een vaststellingsovereenkomst tekent en akkoord geeft op ontslag na afloop van het vervolgtraject. Dat is alles behalve logisch, want het vervolgtraject kan tot 10 maanden duren. Als je een vaststellingsovereenkomst tekent, stem je in met ontslag. Zodra de bedenktermijn voorbij is, kan je daar niet meer op terugkomen. Waarom zou je nu al akkoord gaan met een ontslag over 10 maanden? Bij een reorganisatie gebeurt er heel veel. Daardoor is het lastig om direct goed te kunnen beoordelen of het terecht is dat nu net jouw baan komt te vervallen. En, is het wel zo dat alle contracten met tijdelijke en externe medewerkers beëindigd zijn? Als te tekent, zet je een streep door het recht om je boventalligheid aan te vechten. En, stel dat je gebruik maakt van een begeleidingstraject van een flink aantal maanden. Dan ligt het moment waarop het dienstverband eindigt ver in de toekomst. In de tussentijd kan er van alles gebeuren. Je bent het bijvoorbeeld niet eens met de begeleiding, er worden onvoldoende faciliteiten aangeboden of een functie gaat onterecht naar een ander. Als je niet tekent, heeft jouw protest veel meer kracht. Dat zit als volgt. Voor een einde van het dienstverband heeft je werkgever jouw handtekening nodig en als je niet tekent, moet je werkgever een procedure bij het UWV voeren. Geen enkele werkgever gaat graag zo’n procedure in. Los van de grote administratieve rompslomp, kan jij je verweren en laten weten dat er dingen niet juist zijn verlopen. Voor je werkgever is er dan een risico dat het UWV jou gelijk geeft en dat het dienstverband niet tot een einde komt. Wil je werkgever vervolgens nog steeds van je af, dan kan je onderhandelen over een hogere vergoeding en een betere regeling dan het sociaal plan. Kortom, teken geen vaststellingsovereenkomst tenzij er een directe aanleiding voor is. Dat is bijvoorbeeld het geval als je een nieuwe baan hebt gevonden of als het einde van het begeleidingstraject nadert. Wees vervolgens kritisch op de inhoud van de vaststellingsovereenkomst. Snap je alles wat er staat? Is het volledig op jouw situatie van toepassing? Benut je de mogelijkheid om bruto bedragen netto te besteden? Bijvoorbeeld voor pensioen, opleiding of een extern outplacement traject. Hulp of even ruggespraak nodig? Een eerste kennismaking is gewoon gratis en kan al veel verhelderen. Neem gerust contact op. Daarnaast is het goed om te weten dat Waarding advocatuur juridische bijstand kan bieden binnen het budget dat je werkgever daarvoor aanbiedt.