Reorganisatie (deel 3); het afspiegelen

Reorganisatie (deel 3); het afspiegelen

Door 

  Geplaatst op 

  In 

Voordat de nieuwe organisatie staat, moeten er een flink aantal stappen gezet worden. Het afspiegelen is daar één van. Voor dat je kan afspiegelen, moet het duidelijk zijn waar de ontslagen plaats zullen vinden, om welke functies en aantallen het gaat waarna de ontslagvolgorde moet worden bepaald. Geen gemakkelijke taak, met een flink aantal ‘moeten’. Dat komt omdat de regels van het UWV strikt zijn en ‘moeten’ worden toegepast en worden nageleefd. Een weg met veel juridische hobbels en valkuilen. Laten we starten met de fundering.

Functiebeschrijvingen

De fundering voor het bepalen van de ontslagvolgorde zijn actuele functiebeschrijvingen. Zijn die er niet, dan is het vaak onmogelijk om een reorganisatie tot een goed einde brengen. Ook als de functies bij een reorganisatie niet wijzigen? Ja, vaak wel. Stel dat alle secretaresses binnen een onderneming het eens zijn dat zij een secretaresse zijn terwijl de ene secretaresse met name taken heeft achter de receptie en een ander op directieniveau dagelijks te maken heeft met vertrouwelijke stukken. Er is dan wel degelijk een verschil en dat zal je in dit geval ongetwijfeld terug zien in de beloning. Als het duidelijk is dat je de functie van de directiesecretaresse wil behouden, maar de functie van de secretaresse achter de receptie wil laten vervallen, dan zal dat in dit geval vanwege het verschil in beloning wel lukken. Dat is lang niet altijd zo. Vaak liggen functietitels en het beloningsniveau dicht tegen elkaar aan. Bijvoorbeeld bij de functie manager of bij specialistische functies zoals een software ontwerper. Iedereen begrijpt nog wel dat een manager ICT de functie van een manager HR niet kan overnemen. Maar hoe kenbaar is dat bij meer specialistische functie? Een software ontwerper heeft vaak een specialisatie naar applicaties zodat de ene software ontwerper niet (altijd) de functie van de andere software ontwerper kan overnemen. Ook kan het zo zijn dat een organisatie(structuur) door de jaren heen is gewijzigd waardoor functies met eenzelfde functietitel een verschillende inhoud in het takenpakket hebben gekregen. Hoe ga je daar mee om? Actuele functiebeschrijvingen zijn cruciaal en als functies bij de reorganisatie wijzigen, zijn beschrijvingen van nieuwe functies in de nieuwe situaties ook nodig. Reorganisaties kunnen ook plaats vinden via een zogenaamde ‘stoelendans’. Dan worden alle bestaande functies opgeheven en nieuwe functies gecreëerd en beschreven waarna werknemers op de nieuwe functie kunnen solliciteren. Het lijkt dan alsof je niet meer hoeft te vergelijken met de oude functies. Maar, hoe bepaal je welke werknemer voor welke functie in aanmerking komt? Omdat er sprake is van een reorganisatie, zijn keuzes op basis van voorkeur niet toegestaan en ook niet op basis van functioneren. Een objectieve en toetsbare maatstaf is noodzakelijk. Is dat er niet, dan levert dat problemen op. Dus ook bij een stoelendans moet er objectief en inhoudelijk iets te vergelijken zijn en dan ontkom je er meestal niet aan om te starten met het vergelijken van de werkzaamheden die bij de oude en nieuwe functie horen op basis van de beschrijvingen.

Ontslag per onderneming of bedrijfsvestiging?

De was-wordt situatie wordt vaak in een organogram opgetekend. Dat geeft de structuur van de oude en nieuwe organisatie weer. Uitgangspunt is dat ontslag en dus ook de was-wordt situatie per onderneming plaats vindt, tenzij er sprake is van een bedrijfsvestiging. In dat geval vindt ontslag per bedrijfsvestiging plaats. Een bedrijfsvestiging is een:

  • een onderdeel van de onderneming van de werkgever die
  • in de maatschappij als een zelfstandige eenheid te herkennen is, en
  • een interne zelfstandige bedrijfsvoering heeft.

Of iets een bedrijfsvestiging is, wordt bepaald aan de hand van zichtbare elementen zoals een eigen vestigingsadres, handelsnaam of website maar ook of er eigen diensten of goederen zijn en er eigen klantenkring is. Ook de minder zichtbare elementen van de ‘interne zelfstandige bedrijfsvoering’ zijn van belang. Denk daarbij aan zelfstandige financiële rapportages, eigen management of eigen medezeggenschap.

Welke aantallen en functies

In het  reorganisatieplan is terug te lezen welk bedrag op loonkosten bespaard moet worden, hoeveel in aantal voltijds dienstverbanden dit betreft en zo mogelijk in welke functies en hoeveel per verschillende functie. Dit is een onderwerp voor overleg en advies en dus medezeggenschap. De stappen hierna, zijn dat niet.

Uitwisselbare functies

Zodra bekend is dát ontslag plaats moet vinden, waar en hoeveel, dan is de volgende stap om te bepalen welke functies uitwisselbaar zijn. Binnen uitwisselbare functies moet;

  • de ontslagvolgorde worden bepaald en
  • het afspiegelingsbeginsel worden toegepast.

Een functie is uitwisselbaar met een andere functie in het geval:

  • de functies vergelijkbaar zijn voor wat betreft de inhoud van de functie, de vereiste kennis, vaardigheden en competenties en de tijdelijke of structurele aard van de functie en
  • het (opleidings- of ander) niveau van de functie en de bij de functie behorende beloning gelijkwaardig zijn.

Er kan ook sprake zijn van een unieke functie. Dat is het geval als er slechts één werknemer is met die functie. Het is belangrijk om goed voor ogen te hebben dat het gaat om uitwisselbaarheid van functies, niet van medewerkers. Het (dis)functioneren of toevallige geschiktheid van een werknemer maakt bij het bepalen van uitwisselbaarheid van de functie niet uit. Dat is anders bij het criterium ‘passende functie’, waarover je in mijn volgende blog meer leest.

Ontslagvolgorde

Na het vaststellen van uitwisselbare functies, moet de ontslagvolgorde bepaald worden. Dit verloopt via verschillende groepen. Door te categoriseren in groepen, wordt er een rangorde bepaald waarbij werknemers met een vast contract meer bescherming genieten dan werknemers met flexibele contracten of ingehuurd personeel. Er zijn 5 verschillende groepen:

  • Groep 1 externe medewerkers; gedetacheerden, uitzendkrachten, zelfstandigen en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging.
  • Groep 2 AOW-gerechtigden
  • Groep 3 nul urencontracten; werknemers die dus wel in dienst zijn, maar waarbij de omvang van het werk niet is afgesproken
  • Groep 4 bepaalde tijd contracten; werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van wie het contract binnen ten hoogste 26 weken eindigt na de datum waarop door het UWV op de aanvraag wordt beslist
  • Groep 5 onbepaalde en bepaalde tijd; werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd én werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd waarvoor de looptijd van het contract meer dan 26 weken bedraagt, te rekenen vanaf de datum waarop op de aanvraag wordt beslist.

De ontslagvolgorde wordt per categorie uitwisselbare functies vastgesteld. Als arbeidsplaatsen vervallen, dient allereerst afscheid genomen te worden van personen uit groep 1. Als daardoor de noodzakelijke inkrimping niet wordt gerealiseerd, komen werknemers in dezelfde categorie uitwisselbare functies uit achtereenvolgens groep 2, 3, 4 en 5 in aanmerking.

Afspiegelingsbeginsel

Dit is het moment dat wordt overgestapt naar het afspiegelen. Alle werknemers van de onderneming of bedrijfsvestiging in groep 2, 3, 4 en 5 worden per categorie uitwisselbare functies in leeftijdsgroepen ingedeeld, te weten:

  • van 15 tot 25 jaar
  • van 25 tot 35 jaar
  • van 35 tot 45 jaar
  • van 45 tot 55 jaar en
  • vanaf 55 jaar.

De werknemers uit groep 2, 3 en 4 tellen wel mee bij de berekening van het aantal werknemers dat uit de verschillende leeftijdscategorieën voor ontslag in aanmerking komt, maar moeten vanwege de rangorde bij voorrang worden ontslagen. Als een leeftijdsgroep daardoor al voldoende heeft bijgedragen, worden er geen andere werknemers uit die leeftijdsgroep voor ontslag voorgedragen. Snap je het nog? Een voorbeeld In de categorie uitwisselbare functie Verkoper zijn 25 werknemers werkzaam. Deze zijn als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld:

15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar Vanaf 55 jaar Totaal
3 wn 7 wn 4 wn 5 wn 6 wn 25 wn

  De categorie uitwisselbare functies Verkoper moet met 8 werknemers worden ingekrompen. Van 2 werknemers staat het vertrek al vast. Het gaat om het aflopen van een tijdelijk dienstverband en de vervroegde pensionering van een werknemer. Voor 6 werknemers wordt een ontslagvergunning bij UWV aangevraagd. De ontslagen worden als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld:

15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar vanaf 55 jaar Totaal
3/25 x 8 = 7/25 x 8 + 4/25 x 8 = 5/25 x 8 = 6/25 x 8 =  
0,96 2,24 1,28 1,6 1,92 8 wn

  Op basis van de hele getallen voor de komma wordt de verdeling over de leeftijdsgroepen:

15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar vanaf 55 jaar Totaal
2 wn 1 wn 1 wn 1 wn 5 wn

  In dit voorbeeld zijn er drie voor ontslag voor te dragen werknemers te weinig berekend. De leeftijdsgroepen met de hoogste waarden na de komma leveren de voor ontslag voor te dragen werknemer op. Leeftijdsgroep 15-24 jaar heeft het hoogste cijfer achter de komma (,96) en deze leeftijdsgroep levert als eerste een voor ontslag voor te dragen werknemer. Vervolgens leeftijdsgroep vanaf 55 jaar (,92) en tot slot leeftijdsgroep 45-54 jaar (,6). Uiteindelijk is de verdeling over de leeftijdsgroepen:

15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar vanaf 55 jaar Totaal
1 wn 2 wn 1 wn 2 wn 2 wn 8 wn

  De 2 werknemers, waarvan eerst afscheid genomen moet worden (aflopen tijdelijk contract) dan wel het vertrek (binnen 26 weken) al vaststaat (vervroegde pensionering), zijn als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld:

15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar vanaf 55 jaar Totaal
1 wn 1 wn 2 wn

  De 6 werknemers waarvoor ontslag wordt aangevraagd, zijn als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld:

15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar vanaf 55 jaar Totaal
2 wn 1 wn 2 wn 1 wn 6 wn

  De situatie kan zich voordoen dat de anderszins vertrekkende werknemers beiden in bijvoorbeeld de leeftijdsgroep 35-44 jaar zitten, terwijl op basis van afspiegeling slechts 1 werknemer uit deze leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking komt. De leeftijdsgroep die als laatste werd aangewezen voor het leveren van een voor ontslag voor te dragen werknemer hoeft nu een werknemer minder te leveren. De ontslagaanvraag voor de werknemer met het langste dienstverband uit deze leeftijdsgroep dient te worden ingetrokken (anders volgt een afwijzing van het UWV). Toegepast op dit rekenvoorbeeld betekent dit dat uit leeftijdsgroep 45-54 jaar een werknemer minder voor ontslag in aanmerking komt. Bij de ‘stoelendans’ verloopt dit natuurlijk anders. In dat geval vervallen alle functies in een bepaalde categorie en komen er nieuwe functies. De werknemers van wie de functie is komen te vervallen, kunnen op de nieuwe functie solliciteren. Wil je op enige vorm werknemers kunnen selecteren, dan moeten de oude en nieuwe functie duidelijk van elkaar verschillen en dat geldt ook voor de geschiktheidscriteria zoals competenties, opleiding of werkervaring. Hoe duidelijker het verschil, hoe meer vrijheid in selectie. Daarbij blijft het belangrijk dat selectie heeft plaats gevonden op basis van objectieve criteria. Daarom wordt er regelmatig ook gebruik gemaakt van een assessment. Dat ondersteunt bij de stoelendans dat de selectie heeft plaats gevonden op basis van objectieve criteria. Als bij de stoelendans een deel van de werkzaamheden van de oude functie terugkomen in de nieuwe functie, dan zal je zogenaamd omgekeerd moeten afspiegelen. Dat betekent dat als er meerdere geschikte kandidaten zijn, de functie moet worden aangeboden aan degene die op grond van het afspiegelingsbeginsel als laatste voor ontslag in aanmerking zou komen en als er twee functies zijn, dan vervolgens degene die als één na laatste voor ontslag in aanmerking zou komen, enzovoorts. Als helpend handje bij deze lastige klus, heeft het UWV een Excelbestand op haar site gezet die kan helpen om de juiste ontslagvolorde en afspiegeling vast te stellen.

Peildatum

De peildatum is eigenlijk een fotomoment van het personeelsbestand. De peildatum wordt gebruikt voor onder andere het berekenen van de leeftijd van de werknemers voor de indeling in de leeftijdsgroepen en om te bepalen welke werknemers in welke functiecategorie valt en uiteindelijk is het dus de datum waarop de afspiegeling plaats vindt . Volgens het UWV is de peildatum het moment waarop de ontslagaanvraag bij het UWV wordt ingediend. Dat is vaak niet een handige datum om mee te werken, alleen al om dat het voor iedereen plezieriger is om in gezamenlijkheid een vaststellingsovereenkomst tot beëindiging van het dienstverband af te spreken. Dat kan pas nadat alle stappen van boventalligheid en afspiegelen en dergelijke zijn doorlopen waarvoor een peildatum nodig is. Een eerdere datum is ook mogelijk als deze objectief vast te stellen is, er een redelijke grond voor is en werknemers er van op de hoogte zijn gebracht dat er sprake is van een reorganisatie. Eigenlijk is dat nooit een probleem, maar het is wel van belang om ergens vast te leggen wat de peildatum is en waarom die datum gekozen is.

Uitzonderingen op de regel

Op iedere regel geldt één of meerdere uitzonderingen en ook hier is dat geen uitzondering. Zoals de uitzonderingen waardoor een onmisbare werknemer of een werknemer met een arbeidsbeperking behouden kan blijven. Een andere uitzondering is dat bij cao kan worden afgeweken van het afspiegelingsbeginsel en dat de procedure niet bij het UWV maar bij een cao-ontslagcommissie kan worden gevoerd. Er zijn meer uitzonderingen, maar het voert te ver om dat allemaal te bespreken.

Laatste blogs

Neem contact op

Bel mij terug

Neem contact op

Inloopspreekuur

Bezoek het gratis inloopspreekuur van Waarding Advocatuur en GvM Werkt!

Aanbevolen

Reorganisatie (deel 2); het overleg

2022; hoofdlijnen van de wijzigingen in het arbeidsrecht

Arbeidsrecht in het regeerakkoord 2017 – 2021