In dit deel komen we toe aan datgene waar het allemaal om te doen was; de noodzakelijke reductie van personeel. Een lastig moment voor de werknemers in kwestie. Dat wil niet zeggen dat werknemers niet ook de ernst van de situatie begrijpen en veelal bereid zijn om afspraken over een einde van het dienstverband te maken. Wat zijn de stappen?

Het gesprek

Allereerst moet de werknemer op de hoogte worden gebracht dat zijn of haar functie is komen te vervallen. In veel gevallen is het al bekend dat er een reorganisatie aanstaande is, maar soms ook niet. De ervaring leert dat als de reorganisatie zorgvuldig is voorbereid en de werknemers zorgvuldig en tijdig zijn geïnformeerd, dit de bewustwording van de noodzaak van de reorganisatie en de bereidheid om afspraken over een einde van het dienstverband te maken, vergroot. In het gesprek komt niet alleen naar voren dat de functie is komen te vervallen, maar ook wat de vervolg stappen zijn. In bijna alle zijn dit de stappen:

• individueel gesprek
• bevestiging per brief van;
  • het vervallen van de functie per (peil)datum
  • de vervolgstappen (met eventueel een verwijzing naar het sociaal plan)
• zoektocht naar andere passende functie
  • als die er is, herplaatsing in die andere functie
  • als die er niet is,
    • dan schriftelijke afspraken maken over een einde van het dienstverband

en als dat niet lukt

• • • een procedure bij het UWV starten.

Een andere passende functie

Een passende functie is iedere functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer en ook die functies die de werknemer met behulp van scholing binnen een redelijke termijn goed zou kunnen uitvoeren. De ‘passende functie’ heeft dus andere criteria dan de ‘uitwisselbare functie’ die ik in het derde deel van deze reeks beschreef. Er zijn veel meer functies die onder ‘passende functie’ vallen en het functioneren van een werknemer maakt in dit geval wel uit. Functioneerde de werknemer bijvoorbeeld matig of onvoldoende, dan is er aanleiding om op zoek te gaan naar een functie op een lager niveau. Het gaat er om dat er specifiek gekeken wordt of de betrokken werknemer een andere functie zou kunnen uitvoeren. Het is dan natuurlijk wel van belang dat er functies beschikbaar zijn of op redelijke termijn beschikbaar komen. Het gaat dus niet alleen om beschikbare vacatures, maar ook vacatures die nog zullen ontstaan én ook moet er gekeken worden naar functies die bezet zijn door bijvoorbeeld werknemers met een tijdelijk contract, naar functies waarop uitzendkrachten of ander ingeleend personeel (zoals zzp-ers) werkzaam zijn of waarbij de AOW-gerechtigde leeftijd is bereikt. Deze mensen moeten dan plaats maken voor het herplaatsen van een werknemen. Het gaat dan wel om functies met een duurzaam karakter en niet om seizoenswerk of een zzp-er die inspringt gedurende een zwangerschapsverlof. Maakt de onderneming deel uit van een groep dan moet dit onderzoek ook bij de bedrijven van de groep worden uitgevoerd. Van de werkgever wordt verwacht dat die bij de zoektocht een actieve en initiërende rol op zich neemt. De redelijke termijn is volgens de ontslagregeling gelijk aan de opzegtermijn. Des te langer een dienstverband heeft geduurd, des te langer is de termijn waarbinnen moet worden gezocht. De termijn start op de dag waarop het UWV de toestemming afgeeft en dat betekent dat de werkgever bij de aanvang van de procedure bij het UWV al moet anticiperen op passende functies in de toekomst, wat soms erg lastig kan zijn. Gaat de werknemer akkoord met een vaststellingsovereenkomst, dan is de zoektocht naar een passende functie niet (meer) nodig. Is er een passende functie? Dan kan de werknemer worden herplaatst en blijft het dienstverband in stand. Is er geen passende functie, dan kan het niet anders dan dat het dienstverband tot een einde moet komen.

De vaststellingsovereenkomst

Zoals gezegd; werknemers zijn veelal bereid om afspraken te maken over een einde van het dienstverband als de reorganisatie zorgvuldig is voorbereid én er zorgvuldig met hun belangen is omgegaan. De afspraken over het einde van het dienstverband, leg je vast op papier in een zogenaamde vaststellingsovereenkomst. Omdat een reorganisatie veelal betekent dat meerdere dienstverbanden tot een einde moeten komen, wordt in eerste instantie veelal een voorstel voor een vaststellingsovereenkomst aan de werknemer aangeboden die op gelijke wijze voor alle betrokken werknemers tot stand is gekomen. Op gelijke wijze betekent dat de berekeningen voor bijvoorbeeld de geldelijke (transitie)vergoeding voor een ieder gelijk is, maar de uitkomst is natuurlijk afhankelijk van het salaris en de duur van het dienstverband. Daarbovenop is er vaak een budget beschikbaar waar de werknemer in onderhandeling een beroep op kan doen. Dat er vaak voor wordt gekozen om een eerste voorstel te doen en daarna alsnog te onderhandelen, heeft twee redenen. De eerste is dat bij onderhandeling rekening kan worden gehouden met de specifieke wensen van een werknemer. De één heeft meer baat bij een opleidingsbudget, de ander bij outplacement en weer een ander bij een langere opzegtermijn. Om werknemers van werk-naar-werk te helpen, is vaak een reden voor een (extra) budget en ook om de werknemer over de streep te trekken om akkoord te gaan met een vaststellingsovereenkomst. Het budget is namelijk niet beschikbaar in het geval er geen schriftelijk akkoord komt en een procedure bij het UWV gevolgd moet worden. Een vaststellingsovereenkomst heeft vele voordelen zoals; snel duidelijkheid en resultaat, de herplaatsingsplicht vervalt, geen procedure en het allerbelangrijkste voordeel; zekerheid (na de bedenktermijn).

De UWV-procedure

Als je als werkgever vreest dat één of meerdere werknemers zich ziek zal of zullen melden (vanwege spanningen of om strategische redenen) dan kan je alvast Formulier A  indienen bij het UWV voorafgaand aan de bekendmaking van de reorganisatie en het gesprek met de werknemer. Een ziekmelding na de indiening van Formulier A levert geen opzegverbod op zodat een einde van het dienstverband mogelijk blijft. Daarnaast kan je in Formulier A aangeven dat je 14 dagen uitstel wenst van de procedure om die tijd te benutten voor onderhandelingen om er met de werknemer samen uit te komen. Moet er toch een procedure bij het UWV gevoerd worden, dan dien je de formulieren via de site van het UWV in. Het toetsingskader van het UWV en een link naar de formulieren tref je in de eerste blog van deze reeks aan. Dat de eerste blog daar mee start, is om de reden van goede voorbereiding én omdat er bij een procedure veelal flink veel tijdsdruk is. Het gaat om meerdere werknemers en met name Formulier C kost veelal behoorlijk veel tijd. Dan kan je maar beter goed voorbereid zijn. Zodra de Formulieren A, B en C zijn ingediend beoordeelt het UWV of de aanvraag volledig is. Is dat niet het geval, dan kan dit binnen 8 dagen worden aangevuld. Is het verzoek volledig en is er geen uitstel voor onderhandeling gevraagd, dan wordt de aanvraag doorgezonden aan de werknemer die 14 dagen heeft om te reageren. De nagestreefde doorlooptijd is 4 weken, maar in de praktijk is dit meestal langer. Bijzondere omstandigheden zoals een deskundigenadvies, een tweede schriftelijke ronde of een mondelinge behandeling kunnen er natuurlijk ook voor een langere doorlooptijd zorgen. Als het UWV toestemming geeft om de arbeidsovereenkomst op te mogen zeggen, dan moet de werkgever dit zelf actief doen en wel binnen 4 weken. Daarbij moet rekening gehouden worden met de opzegtermijn waarbij de tijd die de procedure heeft gekost, van de opzegtermijn mag worden afgetrokken waarbij wel ten minste één maand opzegtermijn over moet blijven. Wat nu als een werknemer het niet eens is met de toestemming van het UWV en een einde van het dienstverband? Of, als de werkgever het niet eens is als het UWV de toestemming weigert? In beide gevallen kan een procedure worden gestart bij de kantonrechter waarna hoger beroep bij het Gerechtshof en cassatie bij de Hoge Raad mogelijk is. Fijn voor advocaten, maar geen fijn vooruitzicht voor een ondernemer. Een investering in een goed oordacht plan en een grondige en zorgvuldige voorbereiding loont écht de moeite. Hulp nodig? U weet mij te vinden.